利用IM系统提升办公效率

发布日期：2022-06-03 21:38:32 点击次数：

　　OFFICE一族经常会遇到这样的情形：一边要给客户发传真，一边还要打开的短信息声……手忙脚乱的你，一个人根本无法同时完成以上工作。有没有一种方法使你从繁琐、重复的工作中解放出来呢?IM系统（即时通讯系统）的出现使这种设想变成可能。

　　提到IM，往往我们首先想到的就是QQ、UC、MSN等这些耳熟能详的产品，它们带给我们更多的是聊天和娱乐，但聊天只不过是IM诸多功能中的冰山一角。在我们享受IM所带来的在娱乐和即时信息沟通方面的便捷时，却没有意识到IM系统已经在无形中提高了自己的办公效率。曾经，被大多数企业领导者认为是“不务正业”的IM，如今堂而皇之的进入到很多企业中，成为白领人士办公交流的必备利器，据调查显示：有80%以上的白领都患上了“IM依赖症”，IM的威力由此可见一斑。

　　IM是怎样提升我们的工作效率的呢？目前，一些主流的IM系统都提供了：即时短消息、视频会议、手机短信、资源共享、电子邮件、音频对话和远程协作等功能，通过IM所提供的丰富交流方式以及与不同通讯工具的组合使用，使无论您身处何处都将使您方便地与公司同事、领导、客户进行实时的交流和沟通。IM系统以其简单、快捷、易掌握的特点俘获了越来越多人的心，它正在逐渐改变人们传统的沟通交际方式以及工作方式，使以前一个人要多次才能完成或需要几个人才能完成的工作，如收发电子邮件、接打电话、收发传真、收发手机短信等，都能集中在IM系统上一次完成。为此，您再也不用忙得手忙脚乱，不仅可以坐在电脑前同时完成以上的工作，甚至还有充足的时间悠闲地喝上一杯咖啡。

　　EIM的概念在3年前由全球IM软件领域的倡导者和领导者----广联集团首先提出的，其理念是建立在IM的基础上，目的是利用IM的便利和快捷来规范工作流程、提升人们的工作效率、帮助企业实现轻量管理。从娱乐向办公转型，EIM比IM在办公方面定义了更为全面和强大的功能（如多线路通话、传真、IP电话等），在安全性方面也大大提高。而全球各大IM厂商随着企业对EIM的需求增加，也纷纷向EIM市场拓展，例如微软的MSN、腾讯的TM等等。作为EIM的倡导者广联集团也推出了自己的EIM产品----eWork(即时通讯工作系统)，eWork是众多EIM产品中的突出代表，它是首款横跨即时通讯、企业管理、商务联络三大领域的平台性即时商务工作系统，无论是在功能上还是在技术上，都已经成为业界的标准。

　　小王是某大型国企的办公室职员，负责公司内部的大小会议安排和部门之间的协调工作。以前每次开会前，他都要花费很长的时间去逐一通知各部门人员，有时碰到同事出差或外出，小王只能逐一查找公司通讯录，然后打电话或发短信通知，这样不但费时而且费力，而且经常容易出现遗漏情况。自从公司同使用EIM系统后，这一切都迎刃而解。现在，每次开会前，他只需在EIM里面选择要参加会议的人员，并输入会议的主题、时间（对没有在线的人员，小王选择了发送手机短信的选项，系统会把会议通知自动发送到与会人员的手机上），系统就会通知所有的与会人员，对方可选择接受或拒绝，系统会将对方的反馈结果发送给会议的发起人，发起人即可知道所有与会人员的接收情况，再也不会出现遗漏情况。如果外出参加商务谈判，只要有一部能上网的笔记本电脑，就可以通过召开网络会议方式，及时反馈第一手信息和公司互通有无，从而增加了谈判的成功率。因此，通过EIM的应用，不仅能节省大量的时间提高工作效率,更是企业加强竞争优势的有力手段。

　　新技术的层出不穷，给人们带来了越来越多的便利，从IM发展到EIM，如今的IM不仅仅是一款单纯的即时通讯系统，更是一套高效的管理工具，它使得多种工作都能在一个平台上完成，在我们被繁忙工作包围的时候，IM使所有的事情都变得非常简单，现在，你只需在电脑前动动鼠标、敲几下键盘就能解决所有问题。